Het AVG 10-stappenplan

De Autoriteit Persoonsgegevens heeft een 10-stappenplan opgesteld ervoor te zorgen dat je helemaal klaar bent voor deze nieuwe wetgeving. Wil je echt alles weten over de AVG, lees dan ook het grote AVG-dossier.

Zorg ervoor dat de relevante mensen in je organisatie (zoals beleidsmakers) op de hoogte zijn van de nieuwe privacyregels. Zij moeten inschatten wat de impact van de AVG is op je huidige processen, diensten en goederen en welke aanpassingen nodig zijn om aan de AVG te voldoen.

De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) biedt instrumenten die je kunnen helpen om de AVG na te leven. Zoals de website hulpbijprivacy.nl en de AVG-regelhulp. Maar ook guidelines die zijn opgesteld samen met de andere privacytoezichthouders in Europa. Bedenk dat de AP je organisatie sancties kan opleggen van maximaal 20 miljoen euro of 4% van je wereldwijde omzet als jezich niet aan de nieuwe privacywetgeving houdt.

Onder de AVG krijgen de mensen van wie je persoonsgegevens verwerkt meer en verbeterde privacyrechten. Zorg er daarom voor dat zij hun privacyrechten goed kunnen uitoefenen. Denk daarbij aan bestaande rechten, zoals het recht op inzage en het recht op correctie en verwijdering. Maar houd ook alvast rekening met nieuwe rechten, zoals het recht op dataportabiliteit. Bij dit recht moet je ervoor zorgen dat betrokkenen hun gegevens makkelijk kunnen krijgen en vervolgens kunnen doorgeven aan een andere organisatie als ze dat willen. Ook kunnen mensen bij de AP klachten indienen over de manier waarop je met hun gegevens omgaat. De AP is verplicht deze klachten te behandelen.

Breng je gegevensverwerkingen in kaart. Documenteer welke persoonsgegevens je verwerkt en met welk doel je dit doet, waar deze gegevens vandaan komen en met wie je ze deelt.
Onder de AVG hen je een verantwoordingsplicht, wat inhoudt dat je moet kunnen aantonen dat je organisatie in overeenstemming met de AVG handelt. Het bijhouden van een register van verwerkingsactiviteiten is onderdeel van de verantwoordingsplicht. Je kunt het register ook nodig hebben als betrokkenen hun privacyrechten uitoefenen. Als zij je vragen hun gegevens te corrigeren of verwijderen, moet je dit doorgeven aan de organisaties waarmee je hun gegevens hebt gedeeld.

Onder de AVG kunt je verplicht zijn een zogeheten data protection impact assessment (DPIA) uit te voeren. Dat is een instrument om vooraf de privacyrisico’s van een gegevensverwerking in kaart te brengen. En vervolgens maatregelen te kunnen nemen om de risico’s te verkleinen. je moet een DPIA uitvoeren als je beoogde gegevensverwerking waarschijnlijk een hoog privacyrisico met zich meebrengt. Komt straks uit een DPIA naar voren dat je beoogde verwerking een hoog risico oplevert? En lukt het je niet om maatregelen te vinden om dit risico te beperken? Dan moet je met de AP overleggen voordat je met de verwerking start. Dit wordt een voorafgaande raadpleging genoemd. De AP beoordeelt dan of de voorgenomen verwerking in strijd is met de AVG. Is dit het geval, dan ontvangt je een schriftelijk advies van de AP.

Maak je organisatie nu al vertrouwd met de onder de AVG verplichte uitgangspunten van privacy by design en privacy by default en ga na hoe je deze beginselen binnen je organisatie kunt invoeren.

Privacy by design houdt in dat je er al bij het ontwerpen van producten en diensten voor zorgt dat persoonsgegevens goed worden beschermd. Maar bijvoorbeeld ook dat je niet meer gegevens verzamelt dan noodzakelijk voor het doel van de verwerking. En dat je de gegevens niet langer bewaart dan nodig.
Privacy by default houdt in dat je technische en organisatorische maatregelen moet nemen om ervoor te zorgen dat u, als standaard, alléén persoonsgegevens verwerkt die noodzakelijk zijn voor het specifieke doel dat je wilt bereiken. Bijvoorbeeld door:

• een app die je aanbiedt niet de locatie van gebruikers te laten registeren als dat niet nodig is;
• op je website het vakje ‘Ja, ik wil aanbiedingen ontvangen’ niet vooraf aan te vinken;
• als iemand zich op je nieuwsbrief wil abonneren niet meer gegevens te vragen dan nodig is.

Onder de AVG kunnen organisaties verplicht zijn om een functionaris voor de gegevensbescherming (FG) aan te stellen. Bepaal nu alvast of dit voor je organisatie geldt. Zo ja, wacht dan niet te lang met het werven van een FG. Uiteraard mag je organisatie ook vrijwillig een FG aanstellen.

De meldplicht datalekken blijft onder de AVG grotendeels hetzelfde. De AVG stelt wel strengere eisen aan je eigen registratie van de datalekken die zich in je organisatie hebben voorgedaan. Je moet alle datalekken documenteren. Met deze documentatie moet de AP kunnen controleren of je aan de meldplicht hebt voldaan. Dit gaat verder dan de huidige protocolplicht uit de Wbp, die alleen betrekking heeft op de gemelde datalekken.
De Europese privacytoezichthouders hebben in oktober 2017 guidelines gepubliceerd over de meldplicht datalekken onder de AVG. Deze guidelines zijn nog niet definitief, maar staan open voor publieke consultatie.

Heb je je gegevensverwerking uitbesteed aan een verwerker? Beoordeel dan of de overeengekomen maatregelen in bestaande contracten met je verwerkers nog steeds toereikend zijn. En of deze voldoen aan de eisen die de AVG aan verwerkersovereenkomsten stelt. Zo niet, breng dan tijdig noodzakelijke wijzigingen aan.

Heeft je organisatie vestigingen in meerdere EU-lidstaten? Of hebben je gegevensverwerkingen in meerdere lidstaten impact? Dan hoeft je onder de AVG nog maar met één privacytoezichthouder zaken te doen. Dit wordt de leidende toezichthouder genoemd. Geldt dit voor je organisatie, bepaal dan onder welke privacytoezichthouder je valt.

Voor sommige gegevensverwerkingen heb je toestemming nodig van de betrokkenen. De AVG stelt strengere eisen aan toestemming. Evalueer daarom de manier waarop je toestemming vraagt, krijgt en registreert. Pas deze wijze indien nodig aan. Nieuw is dat je moet kunnen aantonen dat je geldige toestemming van mensen heeft gekregen om hun persoonsgegevens te verwerken. En dat het voor mensen net zo makkelijk moet zijn om hun toestemming in te trekken als om die te geven.