Ondervind je problemen met mails die je naar je contacten verstuurd omdat deze in de spam aankomen of wegens spam geweigerd worden? De oplossing hiervoor is helaas niet zo simpel doordat we vandaag de dag mailverkeer heel anders gebruiken dan waar het oorspronkelijk voor ontwikkelt was. Er kunnen diverse redenen zijn waarom een ontvanger je mails als spam binnen krijgt of zelfs weigert op grond van spam. In dit artikel bespreken we de meest voorkomende vormen en wat je hier aan kunt doen om de kans dat dit voorkomt zo klein mogelijk te maken.

 

Meest voorkomende oorzaken

Woordgebruik

Als je mails geweigerd worden op basis van de inhoud krijg je daar in de meeste gevallen een bericht over, maar dit hoeft niet altijd zo te zijn. Als je van de ontvangende server er reactie over krijgt dan zal dat zoiets zijn als “550 the content of this message looked like spam”. Dit betekend dat de inhoud van je mail woorden of teksten bevat die sterk op spam lijken, het spamfilter van de ontvangende partij weigert je mail dan puur op basis van de inhoud.

Hieronder een aantal voorbeelden van woorden / onderwerpen die voor spam filters een reden kunnen zijn om je mail als spam te zien. Uiteraard is de context en hoeveelheid van het gebruik van het woord / onderwerp hier deels bepalend in. Je kunt online verschillende websites vinden die uitgebreidere lijsten hanteren in essentie komt het erop neer dat je moet opletten met welke woorden en onderwerpen je in je mails gebruikt en waar je de nadruk op zet.

• Gratis
• Korting
• Voordeel
• Speciale aanbieding
• Viagra
• Sexueel getinte zaken
• Drugs
• Medische behandelingen
• Bestel vandaag
• Dit is geen spam
• Abonneer
• Bespaar

 

Verkeerd ingestelde DNS

Het is mogelijk dat de ontvangende partij checks doet middels SPF en DKIM, dit zijn DNS records die jezelf voor je domein kunt beheren. Bij een shared hosting pakket en een domein wat via ons loopt wordt dit automatisch voor je ingesteld, eventuele wijzigingen dien je zelf te onderhouden. Cloud gebruikers dienen voor DKIM zelf hier de configuratie voor uit te voeren, ook SPF is onder eigen beheer.

Om te controleren welke punten in je mailverkeer verbeteringswaardig zijn kun je een test e-mail sturen naar een test adres op mail-tester.com. De uitkomst hiervan geeft aan welke punten verbeterd kunnen worden, bij een simpel test mailtje zul je mogelijk wel minpunten krijgen omdat de tekst bekend is of dergelijke, dat kun je uiteraard negeren.

De meest voorkomende punten die eenvoudig opgelost kunnen worden zijn die SPF en DKIM records. Indien je bijvoorbeeld een eigen mailserver gebruikt i.p.v. die van Neostrada dan raden we aan om die middels een include toe te voegen aan je bestaande SPF record. Hiermee laat je ontvanger die hierop controleren weten dat die mailserver erkend is om te mailen via jou domein. DKIM kan daarnaast helpen als extra verificatie middel voor ontvangers.

Bij enkele ontvangers kan een DMARC ook helpen. Hoewel deze eenvoudig in te stellen is is het niet erg als deze ontbreekt, mail-tester geeft je er ook geen punten aftrek voor. Reden hiervoor is omdat DMARC niet erg veel gebruikt wordt.

Met de combinatie die hierboven genoemd staat kun je in de meeste gevallen de mail-tester succesvol doorlopen. In sommige gevallen worden er ook punten genoemd die over de inhoud of opmaak gaan. Het is raadzaam die adviezen op te volgen ook als ze niet veel punten aftrek geven. Bij een hoge mail-tester score is de kans dat mails om technische en inhoudelijke redenen als spam gezien worden in theorie laag.

 

De ontvangende partij blokkeert je domein

Het is mogelijk dat de ontvangende partij een zwarte lijst hanteert van domeinen die zij niet vertrouwen. Om te weten of dat het geval is kun je het beste eerst contact opnemen met je ontvanger of deze niet zelf je domein per abuis in het spamfilter gezet heeft (als hij/zij die mogelijkheid heeft), anders kan de ontvangende host of de e-mailbeheerder je daar mogelijk meer over vertellen.

In sommige gevallen geeft de ontvangende server hier ook een reactie over via het mail delivery system. Dit kan er o.a. uitzien als “550 Email blocked by …” en “550-Message refused by spam filter”.

 

Domein reputatie

Net als een IP adres kan een specifiek domein ook een reputatie opbouwen. Mocht je domein onverhoopt misbruikt zijn door een hacker die duizenden mails heeft verstuurd via je domeinnaam dan is de kans grote dat diverse partijen dat domein op een lijst hebben staan met bekende domeinen via waar veel spam gestuurd wordt. Dit kan er voor zorgen dat de ontvanger van je mails deze weigert. Een foutmelding die je hierbij terug kunt krijgen is bijvoorbeeld “Our system has detected that this message is likely suspicious due to the very low reputation of the sending domain. To best protect our users from spam, the message has been blocked.“.

Helaas is er niet echt een manier om van deze reputatie af te komen. Het is aan ontvangers of ze deze willen hanteren. In de meeste gevallen zal de domein reputatie na verloop van tijd weer normaal worden, uiteraard afhankelijk van de uitgaande mails afkomstig van dat domein.

 

Spamfilters ontvangende partij

De meeste hosts hanteren publiekelijk bekende lijsten die aangeven of een bepaalde afzender of uitgaand ipadres bekend staat wegens het versturen van spam. Deze lijsten woorden ook gecheckt op het moment dat je op mail-tester.com een test doet op je mailverkeer. Op het moment dat je op een dergelijk lijst staat kun je met ons per mail contact opnemen dan helpen wij je met een passende oplossing.

Backscatterrer

Enige uitzondering op deze spamlijsten is Backscatterer. Backscatterer.org bevat blacklist-servers die gebruik maken van zogenaamde “afzender verificatie” bijschriften.  Dit is algemeen geaccepteerd gedrag, en conform de regels van SMTP-RFC 5321. Omdat backscatterer.org niet de officiële regels volgt, staan de meeste (legitieme) mailservers op de blacklist over de hele wereld. Daarom wordt dit nooit gebruikt door een partij om de e-mail te blokkeren en kun je een vermelding hierop negeren.

 

Grote gratis e-mail providers (Gmail, Hotmail, Live, Yahoo, etc)

De grootste gratis e-mailproviders zoals Gmail, Hotmail, Live en Yahoo hanteren eigen spamfilters. Het komt helaas voor dat deze partijen in veel gevallen beslissingen nemen om uw niet-spambericht toch als spam te beschouwen. Hier is helaas niet veel aan aan te doen omdat je niet kunt inzien wat voor hun spamfilters de aanleiding is.

Je kunt uiteraard wel contact met deze partijen opnemen met de vraag waarom zij je niet-spam bevattende e-mails toch als spam beschouwen, zij zullen je dan over de spamfilters vertellen. Ze zullen je echter niet precies de reden vertellen omdat ze hier geen uitspraken over doen. Ze bieden gratis e-maildiensten aan en kunnen dus doen wat ze willen met de berichten die ze ontvangen. Iedereen die gebruik maakt van deze gratis services doet dat dus min of meer op eigen risico omdat die controle uit handen gegeven wordt.

 

Website formulier via de SMTP server laten mailen

Standaard mailen de meeste CMS systemen niet via de SMTP server voor uitgaande mail. Indien je een contact formulier gebruikt of bijvoorbeeld een bestellingsysteem dan kan het voorkomen dat deze ook niet de SMTP server gebruikt voor het versturen van de mails. In dat geval wordt het systeemaccount van de webserver gebruikt welke aan je cPanel gebruiker is gekoppeld. Het nadeel hiervan is dat dit niet het echte mailadres is waar je mee mailt en dat deze mailbox als catch-all gebruikt wordt en dus niet geschikt is voor de uitgaande mails. Veel ontvangers zien deze mails dan ook als spam.

Indien je gebruik maakt van WordPress kun je de plugin WP Mail SMTP installeren. Deze bied de optie om voor in heel WordPress de SMTP server in te stellen (mits andere plugins hier correct gebruik van maken). Je dient hiervoor de mailserver op te geven en authenticatie met e-mailadres en wachtwoord voor in te voeren, dit kan onder Other SMTP. Hiermee zorg je ervoor dat mails ook echt daadwerkelijk verstuurd worden vanuit de mailbox die je opgeeft. Uiteraard werkt WP Mail SMTP enkel op WordPress websites, als je een ander CMS gebruikt zijn daar vaak ook instellingen voor ingebouwd of toevoegbaar met plugins.

 

rDNS

De DNS van je domein regelt hoe verzoeken op je domein afgehandeld worden en naar welke servers, zo ook je mailverkeer. rDNS staat voor reverse DNS wat gebruikt wordt door mensen om een ip te ‘vertalen’ naar de hostname van een server. Hoewel dit niet per definitie vereist is om mee te mailen kan het op Cloud voorkomen dat je een ontvanger tegenkomt die je mails weigert op basis van het niet kunnen vinden van de rDNS. Als je gebruik maakt van de Shared Hosting zul je hier geen last van hebben omdat op al onze servers dit is ingesteld.

Indien je rDNS ingesteld wilt hebben kun je het beste even contact opnemen met onze support. Wij kunnen deze voor je instellen zodat het ip van je Cloud server de hostname als antwoord terug geeft bij een rDNS verzoek (bijvoorbeeld een nslookup).

 

Hoe krijg ik 100% succesvolle bezorging?

Helaas is dat onmogelijk, je blijft namelijk afhankelijk van hoe de ontvangende partij jou mails behandeld. Wat de beste resultaten geeft is alle verificatie checks die mail-tester aangeeft doorvoeren zodat er technisch geen reden kan zijn om je mails als spam te zien, daarnaast is de inhoud dus ook belangrijk. Dit vergroot de kans dat e-mails niet in de spambox van je ontvanger terecht komen. Deze acties garanderen echter geen 100% inbox aflevering.

Indien er technisch geen reden meer zichtbaar is om mails als spam te beschouwen maar dit toch gebeurt kun je het beste contact op nemen met de ontvangende partij. Zij kunnen mogelijk in hun maillogs achterhalen wat hier de aanleiding voor is.